Seit einiger Zeit sind in Microsoft 365 sogenannte „verbundene Erfahrungen“ voreingestellt aktiviert. Wir haben natürlich zugestimmt – wer liest schon die ellenlange AGB, die mit neuen Updates einher geht. Dahinter steckt eine ganze Reihe von Funktionen, die online mit Microsoft-Servern kommunizieren – ohne dass du aktiv zustimmst. Klingt erstmal harmlos. Ist es zum Teil auch. Aber eben nicht immer.

Was bedeutet das konkret?

„Verbundene Erfahrungen“ sind Funktionen in Word (und anderen Microsoft 365-Programmen), die deine Inhalte oder Nutzungsdaten ins Internet schicken, um dir smarte Tools zur Verfügung zu stellen. Microsoft unterscheidet hier zwischen zwei Arten:

Verbundene Erfahrungen mit Inhalten

• z. B. Übersetzungen, der Microsoft Editor, Designvorschläge
• dafür werden Inhalte aus deinem Dokument an Microsoft-Server übermittelt

Verbundene Erfahrungen ohne Inhaltsübertragung

• z. B. Analyse, wie oft du welche Funktion nutzt
• betrifft vor allem Telemetriedaten (also wie du arbeitest, nicht was du schreibst)

Was hat das mit dir zu tun?

Wenn du mit sensiblen Daten arbeitest – z. B. Kundeninfos, rechtliche Inhalte, medizinische Texte, interne Notizen – solltest du wissen:

Manche dieser Inhalte könnten automatisch online verarbeitet werden.

Natürlich betont Microsoft, dass alles datenschutzkonform und verschlüsselt abläuft. Aber: Die Daten verlassen dein Gerät. Und wenn du (wie viele meiner Kunden) mit personenbezogenen oder vertraulichen Inhalten arbeitest, ist das ein Punkt, den du nicht ausblenden solltest – vor allem mit Blick auf die DSGVO.

Vorteile der verbundenen Erfahrungen

• Der Microsoft Editor gibt dir Stil- und Grammatikvorschläge.
• Du kannst Texte direkt übersetzen lassen.
• Intelligente Suchfunktionen (z. B. „Smart Lookup“) liefern dir Zusatzinfos.
• Die Zusammenarbeit über OneDrive oder SharePoint wird erleichtert.

Mögliche Risiken oder Nachteile

• Inhalte werden automatisch an Microsoft-Server gesendet, ohne Rückfrage.
• Du hast nicht immer die volle Kontrolle, was übertragen wird.
• Es entstehen Datenschutzrisiken, vor allem bei sensiblen Inhalten.
• In manchen Fällen ist kein reines Offline-Arbeiten mehr möglich.

So kannst du die verbundenen Erfahrungen deaktivieren

Wenn du diese Funktionen nicht nutzen möchtest (z. B. aus Datenschutzgründen), kannst du sie ganz einfach abschalten:

Für Mac-User

Word → Einstellungen

Unten bei „Persönliche Einstellungen“ den Punkt „Datenschutz“ auswählen

Unten bei „Verbundene Erfahrungen“ den Button „Verbundene Erfahrungen verwalten“ anklicken

Entferne nun den Haken bei „Alle verbundenen Erfahrungen aktivieren“ 

Für Windows-User solltest du das Ganze finden unter:

Word →  Datei → Optionen → „Trust Center“ auswählen → auf „Einstellungen für das Trust Center“ klicken → Im Bereich „Datenschutzoptionen“ kannst du die Haken entfernen bei: „Verbundene Erfahrungen mit Inhalten aktivieren“ und „Verbundene Erfahrungen aktivieren“

Dadurch schaltest du die automatische Übertragung von Inhalten und Nutzungsdaten ab – und entscheidest selbst, wann und was du teilst.

Fazit: Bewusst nutzen statt blind vertrauen

Es geht nicht darum, diese Funktionen zu verteufeln. Viele davon sind praktisch und hilfreich. Aber es geht darum, bewusst zu entscheiden, welche Daten du teilst – und welche nicht. Gerade wenn du mit vertraulichen Inhalten arbeitest oder dir Datenschutz wichtig ist, lohnt sich ein Blick in die Einstellungen.

Falls du dir unsicher bist, wie du Word oder Microsoft 365 datenschutzfreundlich nutzen kannst, sprich mich gern an – ich unterstütze dich dabei, Tools so zu nutzen, dass sie zu dir und deinem Business passen.